Управление личной эффективностью как базовый навык успешного сотрудника 21-го века

Чернышова Ирина, бизнес-тренер и консультант, руководитель TMI UKRAINE

Развитие Личной Эффективности приобретает все больше актуальности. Разные школы рассматривают это понятие с разных точек зрения. Международная обучающая компания TMI сделала первоначальный фокус на концепции "Управление временем". Ясно сформулированные цели, хорошо обоснованные планы и тщательно продуманная система приоритетов дают возможность правильно оценивать обстановку и контролировать ход дел. До сих пор «Тайм-менеджмент» - одна из наиболее известных программ всех 40 франчайзинговых партнеров TMI.
Однако время бежит вперед и рынок диктует новые ожидания. Как быть эффективным в условиях бешеного потока информации, неожиданностей и постоянных изменений? Создается новая программа TMI «УПРАВЛЕНИЕ ЛИЧНОЙ ЭФФЕКТИВНОСТЬЮ», которая строится на ключевых концепциях тайм-менеджмента, самоорганизации, принципе TMI «5 I’s». Эта программа успешно прошла адаптацию на украинском рынке, и мне хотелось бы отметить те ее аспекты, которые дают возможность увеличить личную результативность после тренинга до 22%! Во-первых, все мы знаем как трудно в себе что-то менять. Любых демонстраций полезных и эффективных методов недостаточно – мы должны ЗАХОТЕТЬ их попробовать! Поэтому на тренингах мы ставим себе задачу дать нашим участникам то количество заряда энергии и воодушевления, которое поможет им превратить намерения, сформированные на тренинге, в конкретные действия! Во-вторых, мы индивидуальны и поэтому нам нужны именно те способы повышения личной эффективности, которые увязаны с профессиональными целями и задачами компании на сегодняшний день.
Поэтому программа строится из соответствующих модулей. Например, если у руководителей среднего звена корпоративного формата есть необходимость улучшить навык делегирования, то он отрабатывается, а не формируется. Или, если в компании не создана база для определения фокусной ответственности за результаты труда, то на тренинге мы находим те методы, которые наиболее приемлемы для увеличения личной эффективности Участников с учетом этой ситуации. В-третьих, базовыми целями программы остаются расстановка своих жизненных и профессиональных приоритетов, создание лучшего баланса между рабочей и личной жизнью, уменьшение стресса, улучшение личной производительности и навыка структурирования, высвобождение креативности и энергии. Итак, представим себе обычную ситуацию, когда в компании все заняты, работают «не покладая рук», а результат не такой как хотелось бы… В отдел HR спускается идея: «Сделайте с ними что-нибудь ! Может им тренинг по планировщикам?» Как мы понимаем, результат «не такой» может быть по разным причинам. Поэтому наш 1-й шаг - предтренинговое исследование и анализ ожиданий компании-заказчика в лице руководителей, HR и тех, от кого ожидается лучший результат. Проводится он в нескольких модификациях. Например, на встрече с фокус-группой Участников идентифицируются рабочий климат, привычки и правила, а также определяются неформальные лидеры, сотрудники с высокой и низкой результативностью, низким уровнем организованности, позитивным и негативным отношением к обучению и т.д. Еще один вариант – заполнить бумажный или web-вариант Опросника Личной Эффективности. Именно по результатам этих исследований тренер выстраивает программу из «клиенториентированных» модулей.
Тренинговая программа наполнена провоцирующими сценками-скечами TMI, которые позволяют окунуть участников в нужную нам атмосферу формирования нового отношения и затем подкрепляется результатами статистических исследований.

- Представьте, что у Вас был сегодня изнуряющий рабочий день. Вы устали, приходите домой. Ваша семья увидев Вас таким говорит: «Ты выглядишь уставшим !». Вы отвечаете: «Если б вы знали, сколько я всего сделал сегодня! Я настолько был занят, что даже не успел пообедать !» . «Бедненький», говорит жена, «а что же ты сделал ?» И действительно, думаете Вы, а ЧТО же я сделал? Почему Вы устаете на работе? Потому что Вам нужно было сделать несколько важных дел, но Вы были заняты телефонными звонками, электронными письмами, неожиданными «летучками», решением проблем и т.д. Вы контролируете Ваше время или оно контролирует Вас?

Личная эффективность - это вопрос приоритетов. Для того, чтобы определить их, сначала нужно иметь четкое представление ЧТО для Вас ВАЖНО. И отделить его от СРОЧНОГО. Модель Эйзенхауэра используется на сегодня многими провайдерами тренингов по тайм-менеджменту. Что интересно, TMI стал использовать модель задолго до выпуска этого бестселлера.
Хорошим примером для объяснения разницы между срочным и важным может быть вопрос к аудитории : “Кто из вас хотел бы иметь хорошее здоровье в последующие 20 лет?” Каждый подымет руку. Но на следующий вопрос: «А кто из вас что-то делает для этого сегодня ?» количество поднятых рук будет гораздо меньше. Почему ? Потому что это не срочно ! И возможно, когда это станет срочно, то будет слишком поздно… Таким образом, если Вы действительно хотите сделать что-то важное в своей жизни, то этому нужно посвятить время. Развитие продукта, рынка или сотрудника может быть несрочным – это просто важно. И поэтому откладывается снова и снова. Особенно когда целый день заполнен тушением пожаров и срочными задачами.
Для того, чтобы быть эффективным, нужно уметь принимать правильные для себя решения. Конкретные, понятные, практичные и захватывающие методики TMI помогут каждому участнику создать прямо на тренинге Индивидуальную Базу для принятия Решений. И совсем не обязательно для этого владеть Outlook. Мало того, мы очень часто слышим от руководителей компаний, которые обучили своих сотрудников «Тайм-менеджменту с Outlook», что планировать подчиненные лучше не стали. И не потому, что провайдер услуг был выбран неверно. А потому что навык владения компьютерной программой крайне низок и является дополнительным стрессовым фактором.
Планирование дня – самый важный инструмент для повышения результативности. Некоторые Участники высказывают неодобрение, мол, полностью распланированный день лишает гибкости. Обычно это говорят те люди, которых по работе очень часто «отрывают». Но наша цель не в том, чтобы следовать плану, а в том, чтобы установить приоритеты: Когда у Вас нет плана, то автоматически Вы реализуете «срочное». Когда у Вас есть план, то есть возможность проанализировать, что же срывает его выполнение. Поэтому наша задача - научиться устанавливать приоритеты, а не сделать все, что запланировал!

Например, весьма интересна дискуссия с Участниками на тему : «Что делать с телефонными звонками, когда работаешь над чем-то важным?» Можно задать встречные вопросы аудитории: «А Вы отвечаете на звонки, когда Вы на встрече с ключевым клиентом ? А когда Вы в больнице? А когда Вы в отпуске в роуминговой зоне ?» Вопрос в том, что на телефонный звонок нужно ответить – но обязательно ли всегда это делать Вам? Ведь задача-то – научиться фокусироваться на важной задаче, запланированной на сегодня (а не на долгий период!) и находить возможность работать над важными и несрочными делами. А для Участников, которые говорят, что они «все равно не могут не отвечать на телефонные звонки», мы приводим сравнение, что для эффективной концентрации лучше 2 раза по тридцать минут, чем 30 раз по 2 минуты.

Великолепно воспринимается нашими Участниками интерактивная подача теории о том, что человеческий мозг нуждается в определенном структурировании, поэтому лучше использовать систему в организации всей своей информации. Вспомните, пожалуйста, сейчас КАК выглядит Ваш рабочий стол? А что у Вас в домашнем вещевом шкафу? За некоторым исключением, это показатель уровня организованности и состояния мыслей…Теория о 3 уровнях мышления дает нам возможность показать Участникам взаимосвязь личной эффективности с организацией рабочего стола или зоны, компьютерных файлов, работой с бумажными носителями и т.д. Интересно то, что наша методика по организации эффективной работы в условиях офисов open space уже прижилась в рабочем пространстве некоторых украинских компаний и успешно «работает»!

«Участвовали ли Вы в неэффективном совещании?» вопрос, вызывающий массу эмоций в любой аудитории… Обычно 100% Участников подымают руку… И поэтому модуль «Как провести результативный митинг» обычно обязателен в рамках тренинговой пограммы. Мы рассматриваем 4 вида собраний и то, как их сделать эффективными до, во время и после. Если наш Заказчик использует e-mail как основной метод коммуникации, то мы не ставим Участникам задачу запомнить все правила во время тренинга. Мы ставим задачу себе - замотивировать Участников улучшить свой навык, и день за днем внедрять правила в свою ежедневную практику. Управление Коммуникацией по e-mail – деликатный вопрос, люди имеют разные мнения и опыт. Можно услышать и такое: «Мне это не поможет, потому что даже если я изменю свои правила, то другие этого не сделают!». Но смысл этого модуля в том, чтобы показать, что с изменением своих привычек, можно, хоть и медленно, но повлиять на привычки других. И от этого выиграют все стороны!
Выработка Плана действий – это уже конкретный шаг в повышении личной эффективности. При этом важно понимать. что мы не можем ожидать немедленного улучшения. Изменение привычек требует времени и энергии – скрестите руки обычным Вам способом на груди, а теперь попробуйте поменять их не раздумывая, как это сделать! Потребовалось усилие, не правда ли?

После тренинга TMI рекомендует 45-60-минутную встречу с каждым участником на его рабочем месте. Поскольку в конце тренинговой программы участники заполняют План действий, то мы анализируем его выполнение, отмечаем успехи и посредством коучинга выявляем необходимые меры для дальнейшего продвижения. Вопросы могут быть следующими:
• Что Вы решили предпринять в своем Плане Действий?
• Что получилось выполнить и что – нет?
• Что помешало?
• Что Вы можете сделать, чтобы преодолеть помехи?
• Какой у Вас план дальнейшего продвижения к намеченному?

Затем участники снова заполняют Опросник Личной Эффективности, что позволит измерить степень успешности в реализации Плана Действий. Следующий шаг тренера TMI обычно очень приветствуется заказчиком, поскольку мы предоставляем результаты отслеживания не только участникам тренинга, но и управленческому звену компании – в виде отчета по результатам группы с рекомендациями по дальнейшему улучшению. Согласно статистике TMI результат 2-го исследования по сравнению с 1-м показывает улучшение личной эффективности следующим образом:
Производственные компании - 5-14%
Сервисные компании – 8-22%
Эти цифры являются замечательным подтверждением возврата на Вашу инвестицию в развитие сотрудника. Успешный и эффективный сотрудник – человек с высокой самооценкой и способностью взять на себя ответственность за успех компании!

Ирина Чернышова Бизнес-тренер и руководитель TMI Ukraine